Методологія управління бізнес-процесами: поради від «Школа бізнесу Нова пошта»

Кожна сфера життя людини містить у собі певні процеси, і бізнес не є винятком. Робота, стосунки, навчання — усе це передбачає змінні чи постійні алгоритми. Вони необхідні для правильного, ефективного функціонування кожної галузі. Ведення власної справи потребує грамотного комплексного підходу. Наразі бізнес-процеси є важливим складником у роботі підприємств різних напрямків діяльності. Про це вам розповість проєкт «Школа бізнесу Нова пошта» online.novaposhta.education.

Докладніше про бізнес-процеси

Термін «бізнес-процес» тлумачиться як визначення покрокового, структурованого алгоритму співробітників під час розв'язання конкретних задач. Тобто бізнес-процес — це послідовна дія у підприємницькій діяльності, що відповідає певним вимогам. Головне — отримання прибутку, це конкретна мета у будь-якому бізнесі. Якщо є змога оптимізувати процеси доставки товарів, то всі дії, націлені на розв'язання проблеми, будуть вважатися бізнес-процесами. Операції, які плануються та проводяться, але ніяк не впливають на прибуток компанії, до бізнес-процесів не належать.

Компанії проходять через різні стадії свого розвитку. Спочатку робочі процеси, контроль за ними зосереджуються в руках безпосереднього власника компанії. Потім бізнес зростає, формуються стандартні робочі ситуації, які супроводжуються діями циклічного характеру, що виконують співробітники. Що більші масштаби діяльності організації, то більше завдань та складніші бізнес-процеси, зазвичай паралельно розширюється штат компанії. Аби всі операції виконувалися на високому рівні, у необхідному об'ємі, потрібні детальні інструкції для працівників.

Як моделюються бізнес-процеси

Моделювання є важливим фінансовим інструментом, що допомагає систематизувати, оптимізувати роботу компанії. Спрощено бізнес-процес можна уявити у вигляді алгоритмів та схем. Докладніше про моделювання читайте за посиланням https://online.novaposhta.education/blog/scho-take-biznes-protsesi-v-pidpriyemnitskij-diyalnosti та у цій статті.

Для опису процесу використовують спеціальні мови. Вони являють собою загальні стандарти, що належать до нотацій (принципів). Вони дають змогу візуалізувати завдання кожного співробітника та зони його відповідальності. Візуалізація допоможе зрозуміти та побачити:

• кінцеві результати діяльності кожної людини;
• етапи передачі повноважень між різними учасниками процесу;
• статус певного завдання в момент його передавання.

Тобто ми одразу бачимо, що робить менеджер, а що — керівник відділення. У майбутньому спеціалісти працюють за певними нотаціями. Це унеможливлює зайві питання та непорозуміння.

Приклад бізнес-процесу — це опис певного алгоритму, який передбачає участь штату робітників з тих чи інших відділів. Алгоритм має бути чітким та визначеним. Наприклад, система фіксує запит клієнта, менеджер телефонує покупцеві, виконується транспортування, замовлення видається адресатові. Це і є бізнес-процес, до кожного етапу в процесі реалізації залучаються різні відділи та співробітники.

Навіщо це потрібно?

У підприємців виникає питання про те, навіщо взагалі потрібно налагоджувати бізнес-процеси на підприємстві та чи варто витрачати час, гроші на вирішення організаційних питань. Планування — дуже важливе, підвищує ефективність роботи, тому йому варто приділяти увагу.

Бізнес-процес дає змогу працівникам зрозуміти послідовність дій, особливості взаємодії з колегами. Грамотні алгоритми допоможуть розібратися в механізмах дій різних учасників, незалежно від їхніх позицій у загальному ланцюжку бізнес-процесів, типу, складності обов'язків. Це створює порядок, дає змогу швидко вводити в роботу новачків, без проблем поміняти певних робітників.

Також детальний аналіз продемонструє слабкі сторони спеціалістів. Одразу стане зрозуміло, на якому саме етапі виникають складнощі, які процедури можна скорочувати, які операції потребують додаткового часу. Докладний виклад послідовності дій у бізнес-процесах — дуже корисний інструмент. Головне — не просто писати, а розуміти, що саме ви робите, виявляти проблеми та працювати з ними.